Festivali, karnevali, svečanosti, sabori, vašari, sajmovi, kongresi, konferencije… Možda i ne znate da se u Srbiji godišnje održi više od 3.000 manifestacija različitih po svojoj vrsti, tematici, sadržaju i dužini trajanja.

Upravo zbog tolikog izbora, sve je teže privući pažnju posetilaca. Pa onda privučenu pažnju treba zadržati. Zadržanu pažnju treba pretvoriti u akciju. Napravljenu akciju treba ponoviti. To je krug koji se nikad ne zatvara, proces koji nikad ne prestaje.

I ponekad može da bude frustrirajuće, zar ne?

Rešenje postoji:

Treba se izdvojiti iz mase. Treba pronaći način. Treba učiniti ono najteže – ne biti isti kao drugi.

Znate i sami – lakše je to reći nego uraditi, jer ne postoji čarobna formula. Nekada sitnice mogu biti ono što odvaja odlične od prosečnih. Elemente koji čine svaki događaj, treba da sagledate na drugačiji način. I da napravite razliku.

Evo nekoliko predloga:

*Ideja

Uvreženo je mišljenje da manifestacije u našoj zemlji liče jedna na drugu. Najvažnija odlika manifestacija je da se one svim svojim sadržajima i karakterom zasnivaju na izvornosti. Ukoliko su izvornost i tradicija deo manifestacija one ne mogu ličiti jedna na drugu.

Stoga, budite jedinstveni. Potražite nešto specifično i autentično u svom kraju, nešto što želite da predstavite na drugačiji način. Inspiraciju možete pronaći u istoriji svoga kraja, u legendama, običajima, znamenitim ljudima, događajima, prirodnim lepotama… Praksa je pokazala da će se manifestacija razvijati brže i biće uspešnija, ukoliko je osnovna tema manifestacije bliska lokalnoj zajednici u kojoj se održava.

*Vreme i mesto održavanja

Ako uprostimo i pojednostavimo, svaki događaj u osnovi čine tri elementa koja ga objašnjavaju i određuju: vreme održavanja, mesto održavanja i tema događaja. Zajedno sa ta tri elementa, događaj postaje prepoznatljiv u očima posetilaca/turista. Analiza naših najuspešnijih manifestacija upravo to i potvrđuje. Na primer: zna se da se Sabor trubača održava u prvoj polovini avgusta, Kosidba na Rajcu prve nedelje po Petrovdanu, Ulica otvorenog srca 01.januara svake godine… Znamo datum, znamo mesto, znamo temu, dakle znamo šta na tim manifestacijama da očekujemo. Upravo zbog toga, datumi održavanja velikih manifestacija svetskih razmera, određuju se i nekoliko godina unapred.

Izaberite datum i mesto održavanja svog događaja i držite se toga. Iz godine u godinu. Budite dosledni. Višestruko će se isplatiti kada se pozicionirate u umu svog posetioca, jer će on baš određenog datuma planirati da dođe na određeno mesto – baš na vašu manifestaciju.

*Organizacioni odbor

Poznata poslovica kaže: „Ako želiš da ideš brzo, idi sam! Ako želiš da stigneš daleko, idi zajedno sa nekim.“ Ideja o organizovanju manifestacije potekne najčešće od pojedinca, ali je manifestaciju nemoguće organizovati bez složnog tima. U organizacioni odbor manifestacije treba da se uključe sve zainteresovane strane – predstavnici vlasti, turističke organizacije, sponzori, promoteri, udruženja građana… Organizacioni odbor je samo jezgro manifestacije.

Jezgro manifestacije je njena srž, bit postojanja. Birajte društvo. Neka uz vas budu samo oni koji imaju kredibilitet i vrednosti u koje i sami verujete.

*Budžet

Za organizaciju manifestacije potrebno je pažljivo isplanirati potrebna sredstava. Pored podrške lokalne zajednice, važna je podrška sponzora, kao i jasan plan aktivnosti za prikupljanje što više sredstava. Prihodi na manifestaciji se mogu ostvariti od naplaćivanja ulaznica, zakupa štandova, prodaje hrane i pića ili suvenira. U našoj zemlji se retko koja manifestacija može nazvati samoodrživom i veliki broj organizatora manifestacija konkuriše projektima kod državnih fondova.

Napravite plan samoodrživosti. Neka sponzori vaše manifestacije budu oni koje i vi lično podržavate, čiji brend će ojačati u saradnji sa vašim događajem isto toliko koliko i vaš događaj sa tim brendom.

*Promocija

Cilj svake manifestacije je da privuče pažnju javnosti. Dobar odnos sa medijima i pravovremene informacije saopštene kroz konferencije za štampu, gostovanja u medijima, oglase ili flajere doprinose sticanju ugleda manifestacije. Primeri iz prakse pokazuju da je najbolje imati predstavnika za štampu – osobu koja je upućena ili je učestvovala u planiranju manifestacije i u svakom trenutku može pružiti potrebne informacije medijima i drugim zainteresovanim stranama.

Budite drugačiji. U promociji manifestacije koristite tzv. brend ličnosti ili maskotu manifestacije. Najbolji su već počeli – Nušićijada ima ivanjičkog Branislava Nušića, a vršački grožđebal Vinka Lozića. 

Pogledajte iskustva u brendiranju Amsterdama.

*Realizacija

U organizaciji događaja važi pravilo da „sve što može poći po zlu, poći će“. Zato je potrebno predvideti vanredne situacije na manifestaciji (opasna mesta, nepredviđene događaje, bezbednosne rizike i sl.) i procedure za njihovo prevazilaženje.

Sagledajte događaj iz ugla svog posetioca. Razmislite o tome šta su prednosti vašeg događaja, ali predvidite i sve što može poći po zlu. Samo tako će se rizici svesti na minimum i bićete spremni za svaku situaciju.

*Evaluacija

Jedna od najčešćih grešaka pri organizovanju manifestacija je izostanak evaluacije. Procenjivanje uspešnosti manifestacije može se obaviti na različite načine. Svaka povratna informacija koju organizator manifestacije dobije od saradnika, posetilaca, lokalne zajednice, dobavljača, izvođača i medija, pomoći će da se analizira šta je dobro urađeno, a šta ne.

Anketirajte svoje posetioce. Pratite svaki njihov komentar, uvažite svaku pohvalu i svaku kritiku. Samo tako ćete uvideti gde grešite, greške ispraviti i svake godine biti sve bolji.

 

Organizacija događaja je kompleksan proces i unapređenje samo jednog njenog elementa može napraviti razliku i izdvojiti vas od drugih. Ponekad zbog uključenosti u neki događaj i ne možete realno sagledati sve njegove nedostatke i unaprediti ga.

Svesni toga da je na našem tržištu postalo značajnije kada i gde se neki događaj održava, od toga kako i zašto se održava, kako se pravilno planira, organizuje i realizuje kako bi bio uspešniji, nudimo uslugu savetovanja u organizaciji događaja.

Konsultujte nas oko svih nedoumica koje imate kako bismo zajedno od vašeg događaja napravili događaj koji se ne sme propustiti.

Pišite na:  hello@eventsinserbia.com

 


Leave a Reply