Kako ukazati na propuste, a ne uperiti prstom u onog ko je propuste napravio? Iako sam se dvoumila, ipak sam odlučila da ovaj tekst objavim. Ipak, ali bez uperivanja prsta.

U nastavku je primer iz prakse iz kojeg se mnogo toga može naučiti. I to – naučiti odmah, jer pametnije je učiti na tuđim, nego na svojim greškama.

Naime, krajem maja, prisustvovala sam jednom predavanju u okviru sajamsko-privredne manifestacije koja je trajala nekoliko dana. Za predavanje sam saznala putem društvenih mreža i to sasvim slučajno, jer nije uložen naročit napor da se događaj promoviše, što je u praksi i potvrđeno.

Prijavila sam se putem interneta i putem interneta i došla do informacija o mestu i satnici održavanja. Ipak, po dolasku, uviđam da se predavanje ne organizuje u sali koja je navedena u programu. Na vratima sale nije ništa istaknuto, te ostajem zbunjena. Vraćam se do ulaza u zgradu ne bih li pronašla informaciju o promeni mesta održavanja. Ne nalazim nikakvu informaciju.

SAVET 1: Ukoliko je događaj kompleksniji i sastoji se od nekoliko segmenata ili programa koji se odvijaju u različitim salama ili na različitim mestima, poželjno je imati info pult na kojem se mogu dobiti sve informacije. Ako smatrate da to nije potrebno ili to ne želite, možete jednostavno izraditi plakat sa mapom događaja ili satnicama i mestima održavanja. Plakat treba izložiti na nekom vidnom mestu ili na samom ulazu na manifestaciju. Posetiocima trebaju informacije.

Povezujem se na internet da još jednom proverim. Možda nisam dobro upamtila. Ne, na sajtu i zvaničnoj stranici organizatora ništa nije promenjeno. Ili je došlo do greške ili informacija o izmeni mesta održavanja nije uneta na sajt.

SAVET 2: Ažurirajte podatke objavljene na sajtu i društvenim mrežama, odnosno na svim mestima na kojima je vest o događaju i objavljena. Ne možete kontrolisati objave u medijima, ali podaci na zvaničnom sajtu moraju biti tačni. Posetioci će prvo tu proveriti informacije o događaju koji žele da posete.

Raspitujem se na štandovima koji se nalaze u holu zgrade i konačno saznajem gde je predavanje. Dolazim do sale desetak minuta pre početka. Dolazi i predavač. Gleda na sat i odlučuje se da uđe. Ulazim za njim. Ah, kako mi je neprijatno! Prekidamo predavanje koje je u toku i to ulaskom na samu binu gde se predavanje odvija. Sala naime ima dvoja vrata, jedna vode na samu binu, a druga u zadnji deo sale gde su sedišta i gde je jedino prikladno i ući.

SAVET 3: Potrebno je da poznajete prostor u kojem se događaj odvija.Često se kaže kako u organizaciji događaja vlada tzv. Marfijev zakon – sve što može poći po zlu, poći će. Zato svedite tu mogućnost na minimum. Obezbedite da se svi učesnici vašeg događaja osećaju prijatno – i predavači i posetioci. U ovom slučaju, bilo je dovoljno na prva vrata staviti informaciju za posetioce da je ulaz na druga, zadnja vrata. Ili još bolje prva vrata zaključati i time sasvim onemogućiti takav ulazak.

I drugi ulaze za nama. Ometaju. A predavanja iziskuju koncentraciju. Kao da to nije dovoljno, devojka iz organizacije, moderator na predavanjima u ovoj sali, govori predavaču da skrati svoje izlaganje, jer se već kasni sa drugim predavanjima.

SAVET 4: Predavači su (najčešće) stručnjaci koji su izdvojili svoje vreme da bi došli na vaš događaj i uložili napor da predavanje pripreme. Njima je pre samog događaja potrebno dati sve instrukcije, između ostalog i informaciju o vremenu koje imaju na raspolaganju – kako za samo predavanje tako i za pitanja posetilaca. Upadanje u reč i požurivanje predavača koji je na sceni je u najmanju ruku, nekulturno i neprofesionalno ponašanje. Čak i kada se sa predavanjem kasni, kada se predavanje treba ranije završiti ili nešto ne ide po planu, predavaču se na to skrene pažnja pre početka predavanja. Iole iskusan predavač će svoje predavanje prilagoditi tim novonastalim (ne)opravdanim okolnostima.

Izlaganje predavača zbog kojeg sam došla, kasni desetak minuta. Osvrćem se oko sebe, sala je prazna. Petnaestak nas je. Pitam se kako je to moguće!? U pitanju je jedan od najcenjenijih stručnjaka u našem regionu. Ovo je prvi put da ga slušam uživo, ali gledala sam online nekoliko puta njegova predavanja na različite teme. Ljudi plaćaju da ga čuju uživo. Ovo predavanje je besplatno. Nelogično. Neverovatno. Jedino objašnjenje neposećenosti je da potencijalni posetioci nisu ni bili obavešteni. U suprotnom bi, sigurna sam, sala bila popunjena i tražilo bi se mesto više.

SAVET 5: Promovišite svoj događaj. Iskoristite sve kanale komunikacije. Ukoliko nemate sredstava za promotivnu kampanju, iskoristite svoje kontakte. Takođe, budite svesni da će, iako su zatrpani informacijama, novinari uvek objaviti vest. Pravu vest. Ekskluzivnu vest. Zanimljivu vest. Zapitajte se: Šta je ono što je specifično kada je vaš događaj u pitanju? Kome je namenjen? Kakav je programski sadržaj? Ko gostuje? Odgovori na ova pitanja će vaš događaj izdvojiti iz mase, a novinarima dati priču. Predavači na vašem događaju su takođe i vaši promoteri. Neretko i oni sami šire pozitivnu priču o događaju. Ukoliko ne, zatražite to od njih. I njima je u cilju. Promovišući vaš događaj promovišu i sebe. I obrnuto. 

Dolazak, po mom mišljenju, malog broja posetilaca na ovo predavanje, govori možda u prilog tome da je pogrešno definisana ciljna grupa zainteresovana za ovaj događaj. Kako su prijave za predavanje bile online, organizator je mogao da stekne sliku o broju posetilaca i događaj promoviše na drugi način ili široj publici.
Moderator predavanja i ovaj put dobacuje predavaču kako vreme ističe. Predavač sada već preleće preko slajdova svoje prezentacije i izdvaja samo ono najbitnije što je želeo da kaže. Završava predavanje.

SAVET 6: Kada organizujete predavanja, radionice, prezentacije ili panel diskusije imajte na umu da UVEK treba ostaviti vremena za pitanja i pojašnjenja. Postao je i trend da se vreme sa predavačem podeli na zvanični deo, odnosno njegovo predavanje i drugi deo, iste dužine trajanja, za pitanja i interakciju sa posetiocima.

Izlazimo iz sale užurbano, kao da smo isterani. Moderator sledećeg predavanja govori za nama da ostanemo, da prisustvujemo i sledećem predavanju o… Nisam čula o čemu, već sam izašla.

SAVET 7: Sarađujte sa kolegama. Zvuči logično, ali ipak… Moderator predavanja na kojem sam bila mogao je, dok smo još svi bili u sali, da pozove moderatora narednog predavanja ili da sam pojasni šta je to što sledi. Mogao je da nas zainteresuje, da nas zadrži. Ali nije. On je svoj deo obavio i time završio i to ne gledajući širu sliku celokupne manifestacije, ni zajedničke ciljeve. Pri tom je zaboravio ono najbitnije na događaju – odnos prema ljudima.

U ovom tekstu se nalazi samo nekoliko saveta organizatorima, na primeru održanog događaja. Koliko god se činili malim, svaki od navedenih propusta je odraz neprofesionalizma i značajno utiče na valorizaciju i opšti utisak o događaju. “Sitnica” na koje je potrebno obratiti pažnju u organizaciji događaja je mnogo više.

Predavanje zbog kojeg sam došla u potpunosti je ispunilo moja očekivanja. To ništa nije moglo da pokvari.

Beograd, 04. jun 2016.


Leave a Reply