„Sve sile na svetu nisu toliko moćne kao ideja kojoj je došlo vreme.“


Sitnice koje događaju znače + 7 saveta organizatorima

Kako ukazati na propuste, a ne uperiti prstom u onog ko je propuste napravio? Iako sam se dvoumila, ipak sam odlučila da ovaj tekst objavim. Ipak, ali bez uperivanja prsta.

U nastavku je primer iz prakse iz kojeg se mnogo toga može naučiti. I to – naučiti odmah, jer pametnije je učiti na tuđim, nego na svojim greškama.

Naime, krajem maja, prisustvovala sam jednom predavanju u okviru sajamsko-privredne manifestacije koja je trajala nekoliko dana. Za predavanje sam saznala putem društvenih mreža i to sasvim slučajno, jer nije uložen naročit napor da se događaj promoviše, što je u praksi i potvrđeno.

Prijavila sam se putem interneta i putem interneta i došla do informacija o mestu i satnici održavanja. Ipak, po dolasku, uviđam da se predavanje ne organizuje u sali koja je navedena u programu. Na vratima sale nije ništa istaknuto, te ostajem zbunjena. Vraćam se do ulaza u zgradu ne bih li pronašla informaciju o promeni mesta održavanja. Ne nalazim nikakvu informaciju.

SAVET 1: Ukoliko je događaj kompleksniji i sastoji se od nekoliko segmenata ili programa koji se odvijaju u različitim salama ili na različitim mestima, poželjno je imati info pult na kojem se mogu dobiti sve informacije. Ako smatrate da to nije potrebno ili to ne želite, možete jednostavno izraditi plakat sa mapom događaja ili satnicama i mestima održavanja. Plakat treba izložiti na nekom vidnom mestu ili na samom ulazu na manifestaciju. Posetiocima trebaju informacije.

Povezujem se na internet da još jednom proverim. Možda nisam dobro upamtila. Ne, na sajtu i zvaničnoj stranici organizatora ništa nije promenjeno. Ili je došlo do greške ili informacija o izmeni mesta održavanja nije uneta na sajt.

SAVET 2: Ažurirajte podatke objavljene na sajtu i društvenim mrežama, odnosno na svim mestima na kojima je vest o događaju i objavljena. Ne možete kontrolisati objave u medijima, ali podaci na zvaničnom sajtu moraju biti tačni. Posetioci će prvo tu proveriti informacije o događaju koji žele da posete.

Raspitujem se na štandovima koji se nalaze u holu zgrade i konačno saznajem gde je predavanje. Dolazim do sale desetak minuta pre početka. Dolazi i predavač. Gleda na sat i odlučuje se da uđe. Ulazim za njim. Ah, kako mi je neprijatno! Prekidamo predavanje koje je u toku i to ulaskom na samu binu gde se predavanje odvija. Sala naime ima dvoja vrata, jedna vode na samu binu, a druga u zadnji deo sale gde su sedišta i gde je jedino prikladno i ući.

SAVET 3: Potrebno je da poznajete prostor u kojem se događaj odvija.Često se kaže kako u organizaciji događaja vlada tzv. Marfijev zakon – sve što može poći po zlu, poći će. Zato svedite tu mogućnost na minimum. Obezbedite da se svi učesnici vašeg događaja osećaju prijatno – i predavači i posetioci. U ovom slučaju, bilo je dovoljno na prva vrata staviti informaciju za posetioce da je ulaz na druga, zadnja vrata. Ili još bolje prva vrata zaključati i time sasvim onemogućiti takav ulazak.

I drugi ulaze za nama. Ometaju. A predavanja iziskuju koncentraciju. Kao da to nije dovoljno, devojka iz organizacije, moderator na predavanjima u ovoj sali, govori predavaču da skrati svoje izlaganje, jer se već kasni sa drugim predavanjima.

SAVET 4: Predavači su (najčešće) stručnjaci koji su izdvojili svoje vreme da bi došli na vaš događaj i uložili napor da predavanje pripreme. Njima je pre samog događaja potrebno dati sve instrukcije, između ostalog i informaciju o vremenu koje imaju na raspolaganju – kako za samo predavanje tako i za pitanja posetilaca. Upadanje u reč i požurivanje predavača koji je na sceni je u najmanju ruku, nekulturno i neprofesionalno ponašanje. Čak i kada se sa predavanjem kasni, kada se predavanje treba ranije završiti ili nešto ne ide po planu, predavaču se na to skrene pažnja pre početka predavanja. Iole iskusan predavač će svoje predavanje prilagoditi tim novonastalim (ne)opravdanim okolnostima.

Izlaganje predavača zbog kojeg sam došla, kasni desetak minuta. Osvrćem se oko sebe, sala je prazna. Petnaestak nas je. Pitam se kako je to moguće!? U pitanju je jedan od najcenjenijih stručnjaka u našem regionu. Ovo je prvi put da ga slušam uživo, ali gledala sam online nekoliko puta njegova predavanja na različite teme. Ljudi plaćaju da ga čuju uživo. Ovo predavanje je besplatno. Nelogično. Neverovatno. Jedino objašnjenje neposećenosti je da potencijalni posetioci nisu ni bili obavešteni. U suprotnom bi, sigurna sam, sala bila popunjena i tražilo bi se mesto više.

SAVET 5: Promovišite svoj događaj. Iskoristite sve kanale komunikacije. Ukoliko nemate sredstava za promotivnu kampanju, iskoristite svoje kontakte. Takođe, budite svesni da će, iako su zatrpani informacijama, novinari uvek objaviti vest. Pravu vest. Ekskluzivnu vest. Zanimljivu vest. Zapitajte se: Šta je ono što je specifično kada je vaš događaj u pitanju? Kome je namenjen? Kakav je programski sadržaj? Ko gostuje? Odgovori na ova pitanja će vaš događaj izdvojiti iz mase, a novinarima dati priču. Predavači na vašem događaju su takođe i vaši promoteri. Neretko i oni sami šire pozitivnu priču o događaju. Ukoliko ne, zatražite to od njih. I njima je u cilju. Promovišući vaš događaj promovišu i sebe. I obrnuto. 

Dolazak, po mom mišljenju, malog broja posetilaca na ovo predavanje, govori možda u prilog tome da je pogrešno definisana ciljna grupa zainteresovana za ovaj događaj. Kako su prijave za predavanje bile online, organizator je mogao da stekne sliku o broju posetilaca i događaj promoviše na drugi način ili široj publici.
Moderator predavanja i ovaj put dobacuje predavaču kako vreme ističe. Predavač sada već preleće preko slajdova svoje prezentacije i izdvaja samo ono najbitnije što je želeo da kaže. Završava predavanje.

SAVET 6: Kada organizujete predavanja, radionice, prezentacije ili panel diskusije imajte na umu da UVEK treba ostaviti vremena za pitanja i pojašnjenja. Postao je i trend da se vreme sa predavačem podeli na zvanični deo, odnosno njegovo predavanje i drugi deo, iste dužine trajanja, za pitanja i interakciju sa posetiocima.

Izlazimo iz sale užurbano, kao da smo isterani. Moderator sledećeg predavanja govori za nama da ostanemo, da prisustvujemo i sledećem predavanju o… Nisam čula o čemu, već sam izašla.

SAVET 7: Sarađujte sa kolegama. Zvuči logično, ali ipak… Moderator predavanja na kojem sam bila mogao je, dok smo još svi bili u sali, da pozove moderatora narednog predavanja ili da sam pojasni šta je to što sledi. Mogao je da nas zainteresuje, da nas zadrži. Ali nije. On je svoj deo obavio i time završio i to ne gledajući širu sliku celokupne manifestacije, ni zajedničke ciljeve. Pri tom je zaboravio ono najbitnije na događaju – odnos prema ljudima.

U ovom tekstu se nalazi samo nekoliko saveta organizatorima, na primeru održanog događaja. Koliko god se činili malim, svaki od navedenih propusta je odraz neprofesionalizma i značajno utiče na valorizaciju i opšti utisak o događaju. “Sitnica” na koje je potrebno obratiti pažnju u organizaciji događaja je mnogo više.

Predavanje zbog kojeg sam došla u potpunosti je ispunilo moja očekivanja. To ništa nije moglo da pokvari.

Beograd, 04. jun 2016.


Noć muzeja - greška napravljena, lekcija naučena

Noć muzeja se pod sloganom „Otvorite oči u noći“ ove godine održala po 13 put. Baksuzni 13 put, pokazao je da je manifestacija dovoljno snažna i da može da se izbori kako sa sujeverjem, tako i sa kriznom situacijom.

Šta se zapravo dogodilo?

Svake godine pred, ovu, kako je nazivaju, najdužu noć u godini, objavljuje se brošura sa programom manifestacije. Sadržaji su uvek obeleženi ikonicama i bojama kako bi se olakšalo snalaženje na velikom broju događaja koji se organizuje u muzejima, galerijama i brojnim drugim ustanovama koje učestvuju u ovoj manifestaciji.

Ove godine ture su podeljene na Viasat History turu, savremenu turu, istorijsku turu, dečju turu, žensku i mušku stranu.

Reakciju su izazvala pojašnjenja sadržaja u brošuri za žensku i mušku stranu.
ŽENSKA STRANA: Sadržaji koji su u skladu sa ženskim interesovanjem i senzibilitetom
MUŠKA STRANA: Program koji je tematski bliži našim sugrađanima i pokriva nauku, tehniku ili arhitekturu.

Fotografija brošure sa spornim sadržajem, pre svega onim što je navedeno kao prigodno za žensku u odnosu na mušku populaciju, ubrzo je osvanula na svim društvenim mrežama, uz brojne gnevne reakcije i komentare i naravno dalje deljenje putem interneta. Priča je počela da se preliva sa društvenih mreža na portale klasičnih medija i pretila da naruši ugled manifestacije. Upravo ono što se smatralo osnovnim vrednostima manifestacije, umalo je bilo poljuljano nesmotrenim propustom u programu.

Organizatori manifestacije su reagovali brzo. Što kriza duže traje, više štete može prouzrokovati. Bilo je potrebno da se manifestacija izvuče iz medijske žiže, odnosno da se komunikacija preusmeri. U kriznom komuniciranju, pored toga što treba biti brz, treba biti i iskren.

Greška je napravljena, bilo je potrebno priznati je.

Organizatori su objavili izvinjenje na zvaničnoj stranici na Facebook-u, a zatim ga podelili i na profilu na Twitter-u odakle je sve i počelo. Kriza se uvek rešava tamo gde je nastala. Ostaviti publiku bez komentara, odnosno ignorisati je, najgori je način „rešavanja“ (potencijalne) krizne situacije.

TWITTER-izvinjenje

Twitter profil Noć muzeja

Kao što uvek biva, bilo je pojedinaca koji ni izvinjenjem nisu bili zadovoljni. Moje je mišljenje da su način na koji je izvinjenje napisano, kao i njegova pravovremena objava, uticali na to da kriza krene silaznom putanjom.

Izvinjenje objavljeno na Facebook-u

Izvinjenje objavljeno na Facebook-u

 

Znate li vi neki primer kriznog komuniciranja u organizaciji događaja?

Foto: Noć muzeja

Beograd, 23. maj 2016.


Event trends for 2013

Event trends for 2013Na jednom od najposećenijih blogova o upravljanju događajima, Event Manager Blogu, objavljeni su trendovi za 2013. koji će uticati na planiranje i organizaciju događaja širom sveta.

Prezentacija 10 Event trends for 2013 za manje od mesec dana od objavljivanja ima više od 60.000 pregleda! Može se reći da je tolika zainteresovanost za event trendove bila i očekivana nakon uspeha prezentacija objavljenih prethodnih godina – 10 event trends for 2011 i 10 event trends for 2012.

Autor bloga, Julius Solaris, već nekoliko godina osluškuje potrebe event industrije, predviđa i usmerava njena kretanja. Na jednostavnim, ali odlično dizajniranim slajdovima predstavljeno je 10 trendova, iza kojih stoje opsežna istraživanja. Trendovi su usko povezani sa razvojem tehnologije, sve većim korišćenjem društvenih mreža i promenama u zahtevima turističke tražnje.

Naravno, sledi objašnjenje:

Trend #10 Crowdfunding umesto klasične prodaje karata

Finansiranje nekog projekta prikupljanjem male količine novca od velikog broja ljudi, preko interneta, sve je zastupljenije u najrazličitijim privrednim granama.

Kako to u praksi funkcioniše? Prošle godine nam je svima bila zanimljiva priča o mladom dizajneru koji je nakon jedne objavljene infografike pod nazivom Why Nikola Tesla was the greatest geek who ever lived (prevedena je i na srpski), privukao ogromnu pažnju, te odlučio da sakupi novac kako bi staru Teslinu laboratoriju na Long Ajlendu pretvorio u naučni centar i muzej. Objavio je svoju nameru, pozvao ljude da učestvuju i pomognu. U zavisnosti od iznosa doniranog novca, donatori su dobijali i simbolične poklone, čime je kampanja učinjena još zanimljivijom. Akciji se priključio veliki broj ljudi, sa ciljem da se prikupi 850.000 dolara. Cifra je uveliko premašena, sakupljen je ukupno 1.370.461 dolar! Dokaz da masa može MNOGO više od pojedinca!

Upravo na tom sistemu zasniva se i trend koji će vladati u oblasti planiranja događaja u budućnosti. Sa radom su već startovali sistemi pomoću kojih se organizuju događaji po svačijoj meri. Organizatori događaja zahvaljujući ovom sistemu prodaje, smanjuju rizik od neostvarivanja očekivanih rezultata, a masa (crowd) daje novac za događaj koji zaista želi da poseti.

 

Trend #9 Destinacije postaju igraonice

Prošlo je vreme klasičnih obilazaka destinacije i klasičnih sastanaka. Animacija je ključ. Kako se većina poslovnih aktivnosti preselila na mobilne uređaje, tamo se preselila i zabava. Urbangaming je samo jedna od kompanija koja je na tržište plasirala nekoliko igrica za teambuilding. U zavisnosti od cilja koji želi da se postigne „za igranje” se biraju različite lokacije, vreme trajanja, broj učesnika i teme. Igre su usmerene na poboljšanje komunikacije među učesnicima, ali i na učenje o održivom razvoju ili korišćenju društvenih mreža, na primer. Kongresni biro Srbije je prošle godine plasirao sjajne igrice o našoj zemlji: Tour de Serbia i Make an event in Serbia.

 

Trend #8 Predavače biraju posetioci

Trendovi ukazuju na to da organizatori više neće birati predavače na konferencijama, kongresima, predavanjima, panel diskusijama… Biraće ih posetioci. Vodeći se mišlju – ako masi damo moć, masa će biti zadovoljna – organizatori događaja sa sebe polako skidaju odgovornost i ravnomerno je raspoređuju na učesnike. Učesnicima se daje moć izbora. Masa postaje zaslužna što neki događaj izgleda onako kako izgleda, ali postaje za to i odgovorna. Ovakva organizacija doprinosi ostvarivanju čvršće, iskrenije i lojalnije veze između organizatora i učesnika. Mišljenje mase postaje bitnije, a kako je masa objektivnija od pojedinca u mogućnosti je i da stvori veću dodatu vrednost i bolji konačni proizvod.

 

Trend #7 Pametne kontrolne table

Trend #4 Pametni bedževi

Kratko objašnjenje ova dva trenda je: korišćenje najsavremenije tehnike i tehnologije sa ciljem pojednostavljenja procesa i uštede vremena. Event profesionalci su postali sve zahtevniji i žele brzo i na jednom mestu da dobiju sve potrebne informacije. Pametne table treba da pruže online i offline promociju, prodaju, razmenu sadržaja, kontakata, interakciju na društvenim mrežama… Ni bedževi sa imenima učesnika nisu više bacanje papira i novca. Sada se koriste za aktivno uključivanje učesnika u događaj. Pogledajte video sa svetskog kongresa Smart City Expo 2012:

 

 

Trend #6 Isključiti posrednika

U svetu je sve manje turističkih agencija i uopšte posrednika između destinacija i turista, a sve više raste direktna prodaja usluga. Viši nivo obrazovanja, globalizacija, razvoj ljudske svesti pojačali su osnovnu ljudsku potrebu za deljenjem, poklanjanjem, druženjem, upoznavanjem, sticanjem novih iskustava… Sve te potrebe mogu se podvesti pod jedan pojam – collaborative consumption. On u osnovi ima jednostavnu misao What’s mine is yOURS (Šta je moje, tvoje je/naše je). Rastu servisi za iznajmljivanje ili razmenu smeštaja u celom svetu (sećate li se filma The holiday sa Cameron Diaz?), sve je više portala na kojima se nude najrazličitiji prostori za organizaciju događaja, a meni najzanimljiviji su oni koji pozivaju da se podele troškovi prevoza do određenog događaja.

 

Trend #5 Pregled događaja i iznošenje mišljenja o njima

Najveći servis ove vrste u turizmu je TripAdvisor. Sada će i posetioci događaja moći da pišu o svojim utiscima. Iznošenje mišljenja javno, uticaće dalje na poboljšanje ponude događaja, na bolju organizaciju, ali i na samu odluku učesnika o poseti događaja. Upravljanje reputacijom biće izuzetno značajno za one koji upravljaju događajima.

 

Trend #3 Pazi, snima se!

Veliki uspeh Instagrama i Pinteresta, uslovio je pojavu različitih servisa pomoću kojih se slike lakše povezuju sa društvenim mrežama (hashtagovima na Twitteru ili foto albumima na Facebooku), a što je organizatorima događaja najbitnije, povezuju se i sa događajem na kojem su nastale. Na taj način se prave svojevrsne slikovne baze podataka o aktivnostima i učesnicima događaja.

 

Trend #2 Kuratorstvo i izlaganje sadržaja

Kuratorstvo – pojam iz sveta umetnosti, sada već uveliko raširen i na druge sfere. Kurator (od latinskog curare – voditi računa) je onaj koji rukovodi, nadzire, čuva različite sadržaje na odgovarajući način. On određuje šta, kako, gde treba da stavi kako bi svaki detalj privukao pažnju i bio predstavljen na pravi način. Kuratori učestvuju u planiranju i organizaciji događaja, a u budućnosti će sve više biti angažovani na generisanju najrazličitijih sadržaja koji su kreirali učesnici tokom nekog događaja. Razvili su se i servisi koji nude pametan način čuvanja i organizovanja fotografija, video snimaka, slajdova, tweetova i ostalog web sadržaja o konkretnom organizovanom događaju.

 

Trend #1 Razvoj tržišta sponzora

Nekada su organizatori događaja tražili sponzore, danas sponzori sami nude sponzorstvo onima koji imaju dobre ideje. Sve su zastupljenije platforme na kojima organizatori događaja mogu predstaviti svoju ideju, a sponzori prepoznati njenu važnost i vrednost. Na obostranu korist.

 

Ovako će izgledati organizovani događaji  u svetu 2013. godine. Događaji kod nas, hmm, pa još uvek ne. Korisno je pogledati i trendove u event industriji za 2011 i 2012. Ukazaće nam na to gde se tačno nalazimo i nateraće nas, nadam se, da se pomerimo sa tog mesta.